Manajemen File

Pendahuluan

Salah satu keterampilan yang wajib kita miliki dalam pengoperasian komputer adalah mengelola file. File dalam bahasa Indonesia disebut dengan berkas. File bisa diartikan sebagai kumpulan data yang disimpan. Ada dua jenis file yang kita kenal, yaitu File fisik dan File Digital. File fisik merupakan kumpulan catatan yang disimpan. File jenis ini menggunakan bahan kertas sebagai media pencatatannya. Sedangkan file digital adalah kumpulan catatan yang dibuat secara digital. File digital disimpan pada storage device yang bisa dibaca menggunakan komputer. Pada tulisan ini akan dibahas tentang pengelolaan file secara digital.

Tujuan pengelolaan File

1. Memudahkan dalam penemuan kembali bila diperlukan

2. Menghemat ruang pada storage device

3. Mendistribusikan file untuk fihak-fihak yang membutuhkan

4. Melindungi file dari resiko rusak akibat terserang virus

5. Melindungi file dari resiko kerusakan storage device

6. Melindungi informasi yang ada di dalamnya

7. Membuang file yang sudah tidak diperlukan.

Storage Device

Storage device adalah alat yang digunakan untuk penyimpanan File. Storage device yang lazim digunakan hingga saat ini meliputi:

1. Harddisk

2. Flash disk

3. Memory Card

4. CD / DVD

5. Disket

Drive

Drive adalah nama logika dari setiap storage device yang terpasang pada komputer. Masing-masing drive diberi nama menggunakan abjad mulai dari A s.d. Z. Secara default drive A digunakan untuk disket, drive C untuk harddisk. Sedang untuk storage device berikutnya akandi beri nama drive D, E, F dan seterusnya hingga Z

Pekerjaan mengelola file

1. Melihat, mencari, menemukan nama file

2. Mengelompokkan file-file yang sejenis

3. Memindahkan

4. Menyalin, menggandakan sesuai kebutuhan

5. Menghapus file-file yang tidak diperlukan

6. Mengganti nama

7. Mengubah format

8. Kompresi data

9. Mengirim ke pihak-pihak yang membutuhkan

10. Membuat cadangan

11. Memproteksi / Melindungi file

12. Mengubah atribut

Software yang diperlukan:

Untuk menangani pengelolaan file, kita bisa menggunakan software-software aplikasi seperti berikut ini:

1. Windows Explorer

2. Winzip / Winrar

3. Command prompt

4. Nero Burning Rom Untuk backup data ke CD atau DVD

Struktur nama file

Nama file terdiri dari dua bagian, yaitu nama file dan extensi. Nama file biasanya menggunakan kata tangkap dari isi file yang bersangkutan. Sedangkan ekstensi merupakan nama perluasan yang biasanya berada dibelakang nama file. Ekstensi merupakan type dari file yang bersangkutan.

Contoh nama file

dataku.doc --> "dataku" adalah nama file dan "doc" adalah ekstensi nama file dan ekstensi dipisah dengan tanda titik.

Type-type file

.doc --> file dokumen dibuat menggunakan Microsoft Word

.xls --> file lembar sebar dan dibuat menggunakan Microsoft Excel

.ppt --> file presentasi dibuat menggunakan Microsoft Power Point

.mdb --> file database dan dibuat menggunakan Microsoft Acces

.txt --> file teks dan dibuat menggunakan Notepad

.mp3 --> file lagu berjenis mp3

.jpg --> file gambar

.pdf --> file pdf (portable data format)

dan lain-lain.

Manajemen File di BIOS ( Basic Input Output System )

Bios digunakan sebagai perantara / pendeteksian hardware yang digunakan dengan software

Setting bios diantaranya :

1. setting tanggal dan waktu
2. setting kecepatan prosesor
3. setting Boot yang digunakan
4. Setting peripheral lain mis Sound card, VGA card dll

Manajemen file menggunakan Command Prompt:

Command prompt merupakan baris perintah text yang digunakan pada sistem operasi windows seperti Windows Nt dan XP. Hal ini mirip dengan perintah di shell linux. Beberapa perintah dasar Command Promp adalah:

Dir >> Digunakan untuk melihat isi direktori

Contoh penggunaan D:\latihan\TIK\Buat direktory \kelasku > Dir

Cd ( Change Directory ) Digunakan untuk berpindah direktori

Contoh penggunaan D:\latihan\TIK\Buat direktory \>Cd kelasku

Hasil D:\latihan\TIK\Buat direktory \kelasku > MD ( make directory)

Digunakan untuk membuat direktori

Contoh penggunaan D:\latihan\TIK\Buat direktory \>MD kelasku

Rd ( remove directory) Digunakan untuk menghapus direktori

Contoh penggunaan D:\latihan\TIK\Buat direktory \>RD kelasku

Copy Digunakan untuk mengkopi file

Contoh penggunaan D:\> copy contoh.doc D:\latihan\TIK\Buat direktory \kelasku

Del / Delete Digunakan untuk menghapus file

Contoh penggunaan D:\latihan\TIK\Buat direktory \kelasku >del contoh.doc

Manajemen File menggunakan Windows Explorer :

1. Membuat Folder

· Buka Windows Explorer, menu File → New→Folder

· Klik kanan → New → Folder

2. Mengkopi file
• Pilih file yang akan dikopy →klik kanan → copy , pilih folder tujuan → klik kanan → paste
• Pilih file yang akan dikopy, pilih menu edit→ copy, pilih folder tujuan →pilih menu edit → paste
3. Mengganti nama folder
• Klik kanan pada file → rename
4. Membuat atribut file
• Klik kanan pada file / folder → properties kemudian centang pada

i. Read only : folder / file hanya bias dibaca

ii. Hidden : folder / file disembunyikan.

5. Mengkompres folder

Kompresi dilakukan agar file / folder menjadi lebih kecil. Kompresi dilakukan dengan software utility diantaranra adalah winzip atau winrar

Praktek

1. Gantilah Drive Letter D menjadi X

2. Dengan command promp buat direktori di d:\latihan

3. Copy sebuah file dokumen kedalam direktori d:\latihan

4. Hapus direktori latihan

5. Buat Folder di D:\2009-2010\kelasmu\namamu\.....

a. File Dokumen

b. File Excel

c. File MP3

d. File Gambar

6. Ubah icon folder (a,b,c,d) sesukamu….

7. Copy masing masing 5 buah file sejenis kedalam folder yang telah dibuat

8. Buat attribut folder menjadi

a. File Dokumen → disembunyikan

b. File Excel → read only

9. Kompres file MP3 menjadi File mp3.rar

10. Ganti nama filemp3.rar menjadi kompresan mp3.rar

11. Kompres File gambar menjadi file gambar.zip

12. Ganti nama file fil gambar.zip menjadi kopresan gambar.zip

13. Ektrak kompresan gambar.zip dan kompresan mp3.rar ke folder

D:\2009-2010\kelasmu\namamu\ektrakan kompresan

14. Kembalikan Attribut file Dokumen dan File Excel seperti semula